Справка с места работы: как запросить и проверить содержание

Чтобы получить справку с места работы по трудовому договору, уточните требования получателя и подайте работодателю письменное заявление. Укажите нужные сведения и период, сохраните подтверждение подачи: оно поможет проконтролировать срок выдачи.

Уточните, какой документ нужен получателю

Спросите у организации, которая запросила подтверждение работы, точное название документа, нужные сведения и период. Уточните, есть ли свой бланк, какой формат принимают и насколько недавней должна быть дата выдачи. Если требования опубликованы или присланы письменно, сохраните их для заявления и проверки готовой справки.

Под похожими названиями могут подразумеваться документы с разным содержанием:

Обычная справка о работе не заменяет автоматически подтверждение дохода. Если получателю нужны сведения о заработке, укажите это в запросе работодателю.

Сведения о трудовой деятельности выдают в отдельном порядке. Работодатель предоставляет сведения за период работы у него, а выписку из электронной трудовой книжки можно получить через СФР или Госуслуги. Перед предъявлением проверьте, есть ли в ней нужные записи. Если получателю требуются дополнительные сведения работодателя, выписка сама по себе их не заменит.

В статье 62 ТК РФ нет единого бланка справки и общего срока её действия для всех случаев. Для конкретной процедуры могут действовать специальные требования. Формулировка по месту требования тоже не заменяет установленную для вашей процедуры форму.

Например, в руководстве UKVI для британской визы Standard Visitor среди рекомендуемых подтверждений занятости названо письмо работодателя на фирменном бланке с должностью, зарплатой и длительностью работы. Это пример для конкретной визовой процедуры. Для своего заявления проверяйте актуальное руководство, включая требования к переводу; такое письмо само по себе не гарантирует выдачу визы.

Если вы уже уволились

Обратитесь письменно к прежнему работодателю за документами о прошлой работе. Прекращение трудового договора само по себе не отменяет обязанность выдать связанные с ней документы.

В заявлении укажите прежнюю должность и точный период работы. В готовой справке должны быть сведения о завершённом периоде, а не о том, что вы продолжаете работать у этого работодателя. Если нужны давние сведения, уточните у работодателя их наличие и сохранность.

Если вы выполняли работу по ГПХ

Согласуйте с получателем, чем подтвердить исполнение гражданско-правового договора: договором, актом или другим подходящим документом. Затем обратитесь к заказчику за согласованным подтверждением.

Трудовой порядок и срок выдачи документов автоматически на ГПХ не распространяются. Если отношения признаны трудовыми, применяются трудовые нормы. Спор о таком признании требует отдельной оценки.

Как написать и передать заявление

Укажите работодателя, свои ФИО, нужный документ, сведения и период, которые он должен подтверждать. Если получатель предоставил бланк или требования к содержанию, приложите их. Уточните у работодателя, кто принимает такие заявления и каким способом можно их подать.

Ниже условный образец заявления. Замените все поля в квадратных скобках своими данными, а строку о приложении оставьте только при наличии формы или требований получателя.

Работодателю [название организации или ФИО работодателя]

От [ваши ФИО, должность]

Заявление

Прошу выдать справку о моей работе у [работодатель] в должности [должность] за период [период работы]. Прошу указать в ней [сведения, необходимые получателю].

Справка нужна для предъявления в [название получателя]. Требования к форме и содержанию прилагаю.

Прошу выдать документ [на бумаге либо в электронной форме с указанием согласованного способа получения].

[Дата подачи] [Подпись] [ФИО]

Для прежней работы замените формулировку о текущей должности сведениями о прошлой должности и завершённом периоде.

Роструд рекомендует сохранить экземпляр заявления с отметкой работодателя о принятии. Попросите указать на нём дату, регистрационный номер и сведения о сотруднике, который принял заявление. Если заявление отказываются принять, Роструд рекомендует отправить его заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Сохраните копию заявления и почтовые подтверждения.

При запросе через кадровый электронный документооборот уточните, ведётся ли он именно по нужным документам, и укажите способ выдачи в заявлении. Формат предъявления согласуйте с получателем: обычный скан или письмо по электронной почте подойдут не во всех случаях. Сохраните подтверждение получения заявления работодателем.

Когда справку должны выдать и нужно ли платить

По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать связанные с работой документы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Этот срок относится к трудовым отношениям. Устная просьба сама по себе не запускает срок, установленный для письменного заявления.

Работодатель предоставляет справку и надлежащим образом заверенные копии связанных с работой документов бесплатно. Если за выдачу просят оплату, сохраните такое требование вместе с заявлением.

Чтобы проверить задержку, сопоставьте подтверждённую дату подачи заявления с датой выдачи, считая рабочие дни. Срок выдачи работодателем, допустимая давность справки и срок её рассмотрения получателем различаются. Требования к дате справки и порядок её рассмотрения уточняйте у получателя.

Что проверить в готовой справке

Сверьте документ со своим заявлением и требованиями получателя до предъявления. Для проверки можно использовать этот список:

• Ваши ФИО записаны без ошибок.
• Сведения о работодателе соответствуют тому, у кого вы запросили документ.
• Должность и период работы указаны верно. Для прежней работы обозначен завершённый период.
• Включены запрошенные сведения, в том числе о заработке, если они нужны получателю.
• Дата выдачи подходит под требования вашей процедуры.
• Документ надлежащим образом заверен; необходимые сведения о подписанте указаны.
• Использована форма получателя, если для вашей процедуры она предусмотрена.

Проверяйте необходимость печати, сведений о зарплате и дополнительных реквизитов по требованиям своего случая. Чужой образец сам по себе не делает эти поля обязательными.

Например, опубликованный Казначейством образец справки для запроса сертификата рассчитан на специальную процедуру. Его поля и условия из примечаний не устанавливают требования к любой справке с места работы.

Если обнаружили ошибку, назовите её работодателю до передачи документа получателю. Вместо общей просьбы переделать справку укажите, какие именно сведения неверны или отсутствуют.

Что делать, если справку не выдают или в ней ошибка

Если справку выдали с ошибкой, письменно попросите исправить конкретные сведения: ФИО, должность, период или пропущенные данные. Приложите копию выданной справки и требования получателя, если они помогают показать расхождение. Самостоятельно исправлять документ работодателя не следует.

При отказе или задержке подготовьте заявление, подтверждение его получения работодателем и ответ, если он есть. Сохраните также выданный документ с ошибками. В обращении опишите, что вы запросили, когда подали заявление и в чём состоит нарушение.

За защитой можно обратиться в государственную инспекцию труда или суд. На портале Онлайнинспекция.рф обращение можно начать через пункт «Сообщить о проблеме».

Предварительно проходить все рекомендованные шаги инструкции Роструда не обязательно: при нарушении можно сразу обращаться в инспекцию труда или суд. Подтверждения подачи и ответа помогут описать обстоятельства, но само обращение не гарантирует удовлетворения жалобы.