Справка 2-НДФЛ: что это, где получить и как проверить
Коротко
Справка 2-НДФЛ: как получить документ у работодателя и в личном кабинете ФНС, выбрать нужный период, проверить статус налогоплательщика и найти ошибку.
Содержание
Справку о доходах, которую по привычке называют 2-НДФЛ, можно запросить у действующего или бывшего работодателя. За завершённый год её также можно скачать в личном кабинете ФНС, если годовые сведения уже переданы и обработаны. За текущий год обращайтесь к работодателю.
Какая справка нужна и куда за ней обратиться
Официальное название документа: справка о доходах и суммах налога физического лица. Форма для выдачи работнику имеет обозначение КНД 1175018. Расчёт 6-НДФЛ сдаёт налоговый агент, в данном случае ваш работодатель. Для подтверждения своего дохода запрашивайте именно справку.
Уточните у получателя, для чего нужен документ и какой период он должен охватывать. Справка может потребоваться для кредита, социальной поддержки, налогового вычета или представления в суд.
| Какой период нужен | Куда обратиться | Что учесть |
|---|---|---|
| Текущий год | К работодателю, доход у которого нужно подтвердить | Годовые сведения за этот период ещё не представлены в ФНС |
| Завершённый год, справка уже есть в кабинете ФНС | В личный кабинет физического лица | Выбирайте документ нужного налогового агента за нужный год |
| Завершённый год, справки в кабинете нет | К работодателю, в том числе бывшему | Уточните, переданы ли годовые сведения, и запросите справку напрямую |
Если нужно подтвердить доход самозанятого по налогу на профессиональный доход (НПД), нужна справка о состоянии расчётов (доходах) КНД 1122036. Справка КНД 1122035 подтверждает постановку на учёт. При совмещении самозанятости с работой по трудовому договору доходы подтверждают разными документами. Отдельный порядок получения описан в инструкции о справке о доходах самозанятого курьера.
Если справку просит новый работодатель
Справка о доходах не входит в общий перечень документов для заключения трудового договора, установленный статьёй 65 ТК РФ. При этом законодательство может предусматривать дополнительные документы для отдельных случаев.
У справки может быть конкретная налоговая цель. Если вы начали новую работу не с первого месяца года, для стандартного вычета на детей учитывают доход с прежнего места работы, где вам предоставлялись эти вычеты. Справка прежнего налогового агента подтверждает этот доход с начала года.
Уточните у кадров или бухгалтерии цель запроса, его основание и нужный период. Если нужен доход с прошлого места за текущий год, подайте заявление прежнему работодателю. За завершённый год можно скачать уже доступную справку в кабинете ФНС.
Как получить справку у работодателя
Подайте письменное заявление в бухгалтерию или отдел кадров и укажите нужный период. Обратиться могут действующие и бывшие работники.
Работодатель должен выдать документ бесплатно не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Это правило относится к документам, связанным с работой по трудовому договору.
Можно использовать такую формулировку:
В [название работодателя]
От [ФИО]
Прошу выдать справку о доходах и суммах налога физического лица за период [укажите нужный период].
[Дата] [Подпись]
Сохраните копию заявления и подтверждение его подачи, например отметку о приёме. Это поможет подтвердить дату обращения, если документ не выдадут в срок.
Как скачать справку в личном кабинете ФНС
Откройте личный кабинет физического лица на сайте ФНС. Войти можно через подтверждённую учётную запись Госуслуг.
- Найдите раздел «Доходы / Справки о доходах».
- Выберите нужный год.
- Найдите доступную справку того налогового агента, доход у которого нужно подтвердить.
- Скачайте и сохраните исходный электронный документ с подписью.
Справка из кабинета подписана электронной подписью и имеет юридическую силу бумажного документа.
Сведения становятся доступны после того, как налоговый агент представит годовую отчётность, а ФНС её обработает. Если нужной справки нет, запросите её у работодателя. За справкой за текущий год обращайтесь к нему напрямую.
Как проверить справку и понять статус налогоплательщика
Перед передачей документа сверьте его с запросом получателя:
- Налоговый агент. Справка должна относиться к работодателю, доход у которого вы подтверждаете.
- Личные данные. Проверьте ФИО и остальные сведения о получателе дохода.
- Период. Убедитесь, что выбраны нужный год и запрошенный период.
- Доходы, вычеты и налог. Проверьте помесячные доходы, вычеты, общую сумму дохода и суммы налога. Непонятные расхождения уточните в бухгалтерии.
В поле статуса налогоплательщика встречаются обычные коды и коды для специальных категорий.
| Запись в справке | Что означает в обычном случае |
|---|---|
| статус 1 | Налоговый резидент РФ |
| статус 2 | Налоговый нерезидент РФ |
Для работающих по патенту, высококвалифицированных специалистов и других специальных категорий предусмотрены собственные коды. Один код не позволяет определить ставку налога, гражданство или миграционный статус и сам по себе не доказывает ошибку. Если значение вызывает вопросы, попросите бухгалтерию объяснить основание его выбора.
Перед отправкой уточните у получателя, в каком формате он принимает документ и насколько свежей должна быть справка. Электронную версию передавайте исходным файлом с подписью.
Что делать, если справки нет или в ней ошибка
В кабинете ФНС нет справки за нужный период
За текущий год запросите справку у работодателя. Если нужен завершённый год, уточните у него, переданы ли годовые сведения, и подайте заявление о выдаче справки. В обращении укажите нужный период и работодателя, доход у которого требуется подтвердить.
Отсутствие документа в кабинете само по себе не подтверждает отсутствие дохода: справка появляется после представления и обработки годовых сведений.
В справке неверные сведения
Направьте запрос в бухгалтерию налогового агента. Приложите полученный документ и укажите конкретное поле или сумму, которые вызывают вопросы.
Если ошибка допущена в ранее представленных сведениях, налоговый агент подаёт уточнённый расчёт с корректирующими справками. Запросите исправленный документ у агента; самостоятельно редактировать скачанный PDF не нужно.
Работодатель отказывается выдать справку
Если работодатель отказал или не выдал документ в установленный срок, сохраните копию письменного заявления, подтверждение подачи и ответ работодателя, если он есть.
При нарушении трудовых прав можно обратиться в государственную инспекцию труда. Откройте на портале «Онлайнинспекция.рф» сервис «Сообщить о проблеме», опишите обращение за справкой и приложите сохранённые подтверждения.