Делопроизводитель: обязанности и требования к первой работе

Откройте обязанности в вакансии делопроизводителя и выделите конкретные действия: приём документов, внесение данных, регистрацию, передачу исполнителям или хранение дел. Сопоставьте их со своими навыками и обещанным обучением. Так проще понять, какие операции можно освоить на месте, а какую подготовку работодатель ожидает уже при приёме.

Что делает делопроизводитель и за какой участок отвечает

Делопроизводитель организует работу с документами: принимает, регистрирует, передаёт исполнителям, находит нужные сведения и контролирует исполнение. Проверяемый результат этой работы состоит в том, что документ учтён по правилам организации, его можно найти и выяснить, кому он передан и что с ним происходит.

Конкретный участок нужно смотреть в обязанностях. В просмотренных объявлениях под названием делопроизводителя встречаются и внесение данных с проверкой комплектности, и работа с движением корреспонденции. Текущее хранение дел и подготовка к передаче в архив тоже включают разные операции.

Выпишите, за какую часть процесса предстоит отвечать вам и где документ передают другому сотруднику. Кадровый учёт, поддержка руководителя и правовая оценка документов требуют отдельного уточнения: название должности само по себе не определяет эти обязанности. Полезный вопрос работодателю: какие документы поступают на мой участок и какой результат работы с ними от меня ожидают?

Как принимают, регистрируют и передают документы

Перед регистрацией поступившие документы рассматривают и сортируют на подлежащие и не подлежащие регистрации. Какие поступления регистрировать и как направлять их дальше, определяет принятый в организации порядок работы с документами.

Чтобы разобраться в будущем участке, свяжите каждую операцию с результатом, который можно проверить.

Регистрация и исполнение решают разные задачи. Регистрационная запись помогает найти документ и сведения о нём. Для проверки исполнения нужен результат порученной работы: например, подготовленный ответ, если именно ответ был поручен исполнителю.

На собеседовании попросите объяснить, кто определяет исполнителя, как фиксируют передачу и где проверяют состояние исполнения. При выходе на работу эти действия нужно освоить по внутренним правилам. Если порядок или срок обработки неясен, запросите разъяснение до самостоятельной операции.

Как организуют поиск и хранение документов

Текущее хранение включает формирование дел по утверждённой номенклатуре, систематизацию документов и обеспечение их сохранности. Документ должен попасть в предусмотренное для него дело, чтобы его можно было найти при последующем обращении.

Уточните у руководителя, по каким сведениям ищут документ, как определяют нужное дело и кому разрешён доступ. Для бумажных дел и электронных документов попросите объяснить принятый порядок работы: где находится документ, как его находят и кто отвечает за сохранность на вашем участке.

Подготовка к передаче в архив является отдельным участком работы. Если она включена в обязанности, выясните, какие операции выполняет делопроизводитель и кто проверяет подготовленные дела и описи.

Сроки хранения определяют с использованием перечней документов и с учётом фактического содержания дела. В профессиональном стандарте отдельно предусмотрены работа с экспертной комиссией и оформление передачи на уничтожение. Возраст документа сам по себе не даёт основания удалить его. Если поручение касается уничтожения, до выполнения выясните, кто принимает решение и какими документами его оформляют.

Какое образование и навыки нужны для начала работы

Сверьте своё образование с требованиями конкретной работы. В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» для делопроизводителя выделена функция «Документационное обеспечение деятельности организации». Для неё предусмотрены альтернативные варианты подготовки:

• профильное среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена;
• непрофильное среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена вместе с профильной профессиональной переподготовкой.

Отдельное требование к практическому опыту для этой функции в стандарте не указано. Конкретный работодатель при этом может требовать опыт работы, как в рассмотренном ниже объявлении Федерального центра охраны здоровья животных.

Профстандарт обязателен для работодателя в той части, в которой требования к квалификации установлены Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ. В остальных случаях характеристики стандарта служат основой для определения требований работодателя с учётом выполняемой функции.

Поэтому обещание обучить операциям в программе нужно проверять отдельно от требования к образованию. Спросите, подходит ли ваш документ об образовании для этой должности и требуется ли профильная переподготовка. Обещание обучения в объявлении само по себе не подтверждает соответствие квалификационным требованиям.

Для документной работы важны грамотный русский язык, владение учётными и справочными системами, понимание движения документов и правил работы в системе электронного документооборота, сокращённо СЭД. Отдельно проверьте требование к программе: предстоит освоить её на месте или работодатель уже ожидает опыт работы в ней.

Как отличить вакансию для новичка от самостоятельного участка

Сравнивайте задачи, исходную подготовку и обучение конкретным операциям. Ниже приведены условия просмотренных московских объявлений. Используйте их как примеры разных участков работы; актуальный набор и условия уточняйте у работодателя.

У НПО «Импульс» обучение связано с названными операциями, а уверенная работа с офисными программами уже входит в требования. В объявлении Федерального центра охраны здоровья животных опыт работы с СЭД указан как исходное условие. У Городского центра учёта и экономии ресурсов задача сосредоточена на проверке заказов и документов. Эти различия помогают оценить, какой именно опыт вы получите и что нужно уметь заранее.

Для каждой новой для вас обязанности найдите ответ: кто покажет порядок действий, кто проверит результат и когда можно будет работать самостоятельно. Если обучение описано общими словами, уточните его содержание применительно к задачам из объявления. Обещание обучения остаётся условием, заявленным работодателем; его программу и сопровождение нужно обсудить.

Что подготовить к первой работе и уточнить у руководителя

Проверьте свои навыки на учебном примере. Придумайте входящее письмо и сделайте запись в таблице с отправителем и темой. Найдите письмо по этой записи и покажите, где будете отмечать передачу исполнителю и состояние работы. Это упражнение поможет заметить трудности с вводом данных, поиском или пониманием статуса документа; рабочие формы и правила вы осваиваете у работодателя.

Подготовьте краткое описание своих навыков: с какими офисными программами умеете работать, какие действия выполняете уверенно и где потребуется помощь. Если опыта работы в СЭД нет, укажите это прямо и выясните, предусмотрено ли обучение. Учебное упражнение помогает обнаружить пробелы, но не заменяет профессиональную подготовку и отбор на должность.

Для разговора с работодателем составьте список вопросов:

• С какими документами предстоит работать и где заканчивается мой участок?
• Какая программа используется, что нужно уметь до выхода на работу и каким операциям обучают?
• Кто показывает порядок действий, проверяет ошибки и помогает при нестандартной ситуации?
• Каков поток документов и кто определяет очерёдность обработки срочных поручений?
• Кто отвечает за доступ, правила хранения и решения о передаче дел в архив?
• Как оформляют работу, каковы график и порядок оплаты?

Если границы самостоятельности остаются неясными, запишите конкретную операцию и отправьте руководителю вопрос: могу ли я выполнить её самостоятельно, а если требуется согласование, к кому обратиться?