Путевой лист: когда нужен и что проверить перед выездом

Путевой лист оформляют для перевозки пассажиров и багажа или грузов, на которую распространяется Устав автомобильного транспорта. Перед рабочим выездом выясните характер поездки и основание владения машиной: от них зависит, кто оформляет документ. Личный автомобиль и статус самозанятого сами по себе не освобождают от требований к перевозке.

Когда путевой лист нужен для рабочей поездки?

По общему правилу Устава при перевозке пассажиров и багажа или грузов в городском, пригородном или междугородном сообщении путевой лист оформляет собственник или владелец автомобиля. Поэтому сначала определите, кого или что вы везёте, для кого и на каком основании.

Различайте ситуации:

• Рабочая перевозка. Если вы доставляете груз, проверьте, кто организует перевозку и кто владеет машиной. Принадлежность автомобиля водителю сама по себе не снимает вопрос об оформлении листа.
• Перевозка для собственных нужд организации или ИП. Отсутствие договора перевозки не освобождает от обязанностей того, кто эксплуатирует автомобиль. Порядок оформления путевого листа предусматривает и такой вид перевозки.
• Частная поездка по личным делам без рабочей перевозки. Её нужно отличать от доставки заказов. Правило об оформлении листа связано с перевозкой, а не с одним лишь владением машиной.

Статус плательщика налога на профессиональный доход не даёт самостоятельного ответа об обязанности оформлять лист. Равным образом название должности ещё не доказывает, что лист нужен при любом одиночном служебном выезде. Для конкретной поездки нужны сведения о перевозке и отношениях сторон.

Кто оформляет лист на служебную и личную машину?

Если компания выполняет перевозку, для которой требуется путевой лист, на принадлежащем ей автомобиле, лист оформляет компания как собственник. При аренде нужно смотреть условия договора.

При аренде с экипажем действует специальное правило Устава: если автомобиль предоставлен за плату во временное владение и пользование, путевой лист оформляет арендодатель.

При аренде без экипажа арендатор получает автомобиль во владение и пользование, сам управляет им и эксплуатирует его. Из сочетания этих правил Гражданского кодекса с правилом Устава следует: если арендатор выполняет соответствующую перевозку, он оформляет лист как владелец. Это относится и к реальной аренде автомобиля у работника без экипажа.

При компенсации за использование личной машины сначала разберитесь с договором. Компенсация расходов сама по себе не означает аренду без экипажа. Правило об арендаторе нельзя автоматически применять к любому гражданско-правовому договору.

Если оформитель не определён, передайте ответственному за транспорт трудовой или гражданско-правовой договор и соглашение об использовании машины. Попросите письменно уточнить, кто владеет автомобилем для этой перевозки и кто оформит путевой лист. Если вы работаете водителем, отдельно выясните, кто организует обязательный медосмотр и где его пройти.

Что проверить в путевом листе перед выездом?

Сверьте срок действия, оформителя, автомобиль, данные водителя, вид перевозки и вид сообщения, сведения о выпуске и показания одометра. Отметки об осмотрах проверяйте с учётом того, какие осмотры обязательны в вашей ситуации.

Таблица поможет проверить документ. Она не заменяет форму путевого листа и не является заполненным образцом.

Если пользуетесь образцом для легкового или грузового автомобиля, проверяйте его по своей перевозке, машине и условиям осмотров. Нельзя считать чужой заполненный бланк подходящим только потому, что совпадает категория автомобиля.

Обнаружили другого водителя, чужой регистрационный номер, неверный период или незаполненное требуемое поле? До выезда сообщите оформителю или ответственному за выпуск. Подписи и отметки за медика или другое ответственное лицо водитель не ставит.

Сведения о возвращении и результаты послерейсового осмотра вносят после соответствующих событий. Их отсутствие до начала рейса не следует исправлять фиктивным заполнением.

Какие отметки об осмотрах нужны?

Для человека, работающего водителем, предрейсовый медосмотр обязателен. Использование собственной машины само по себе не отменяет эту обязанность.

Из правила есть исключения:

• водители транспортных средств, выезжающих по вызову экстренных оперативных служб;
• водители транспортных средств воинских частей и подразделений федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, где предусмотрена военная служба или федеральная госслужба, связанная с правоохранительной деятельностью, если за водителями закреплены оперативно-служебные машины для выполнения служебных обязанностей.

Требование о медосмотрах распространяется и на тех, кто самостоятельно управляет транспортом при перевозках: ИП и физлиц без статуса ИП, которым предоставлено право перевозить пассажиров и багаж легковым такси. Самозанятому курьеру нужно выяснять обязанности применительно к своей перевозке и договору: правила для физлиц-таксистов не охватывают всех плательщиков НПД.

Послерейсовый медосмотр обязателен при работе водителем с перевозкой пассажиров или опасных грузов. Это условие не распространяется автоматически на любую доставку.

Предрейсовый или предсменный технический контроль обязателен для организаций и ИП, выполняющих коммерческие перевозки. При перевозках для собственных нужд соответствующее требование относится к автобусам и грузовым автомобилям. Физлица без статуса ИП, которым предоставлено право перевозить пассажиров и багаж легковым такси, также обязаны проводить такой контроль легкового такси. Правило для грузового автомобиля нельзя автоматически распространять на любой личный легковой автомобиль. При этом исправность машины нужна независимо от отметки.

Медработник вносит дату, время, результат медосмотра и свои сведения и заверяет их. Сведения о выпуске и техническом контроле заверяет ответственное за выпуск лицо. Отметка в листе не заменяет проведённый осмотр.

Если вы наёмный водитель, до смены выясните у работодателя место и время обязательного осмотра и кто отвечает за выпуск автомобиля. ИП, не являющиеся работодателями, и упомянутые выше физлица-таксисты организуют обязательные осмотры сами, если самостоятельно управляют транспортом при перевозках. Если требуемой отметки нет или она неверна, приостановите подготовку к выезду и обратитесь к ответственному за неё. Сам вопрос об осмотре проверяйте отдельно от применимости путевого листа к поездке.

На какой рейс или смену оформляют лист?

Путевой лист оформляют до выпуска автомобиля на линию. Один лист допустим на рейс, который длится дольше рабочего дня или смены. Также один лист может охватывать несколько рейсов в пределах рабочего дня или смены.

Проверяйте, соответствует ли период в документе вашему рейсу или смене. Возможность оформить лист на длительный рейс не означает, что любой лист можно выписать на произвольный многодневный период.

Если меняется водитель, уточните оформление у ответственного за выпуск. До выезда сообщите оформителю, если даты документа не соответствуют запланированной поездке.

Как пользоваться электронным путевым листом?

По общему правилу Устав предусматривает бумажный или электронный путевой лист. Электронный путевой лист, или ЭПЛ, направляют в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, ГИС ЭПД.

До смены получите у оформителя доступ к своему документу и уточните порядок предъявления. Проверьте, что лист открывается и содержит сведения о вас, автомобиле и нужной поездке. Если документ недоступен, сообщите об этом оформителю до выезда.

При приёме груза предъявите грузоотправителю электронный путевой лист или его бумажную копию для сверки. Такая копия не означает оформления отдельного бумажного оригинала.

Транспортная накладная является другим документом и не заменяет путевой лист. Для отдельных товаров и экспериментальных режимов действуют специальные правила. Уточните у оформителя, касаются ли они вашей перевозки и какого именно документа требуют. Требование об электронной транспортной накладной нельзя автоматически считать требованием об ЭПЛ для любой курьерской поездки.

Что грозит за отсутствие листа?

Когда закон требует иметь путевой лист при себе, управление автомобилем без него влечёт предупреждение или штраф 500 рублей. Это санкция водителю за отсутствие требуемого документа при себе.

Нарушения требований о проведении медицинского осмотра или технического контроля рассматриваются отдельно. По сумме за отсутствие листа нельзя определить последствия любой ошибки в документе или любого нарушения при выпуске автомобиля.

Если нужного листа нет, запросите его у оформителя до выезда. Если при проверке вынесено постановление, сохраните его копию и имеющиеся документы по поездке. Для разбора ситуации нужна точная норма и описание нарушения.