Матрица Эйзенхауэра: как расставить рабочие приоритеты
Коротко
Матрица Эйзенхауэра помогает разделить рабочие задачи по важности и срочности. Разбираем пример списка и согласование сроков, когда на всё не хватает времени.
Содержание
Чтобы расставить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, отдельно оцените срок каждой задачи и её вклад в согласованный рабочий результат. Важное и срочное берите в работу, важное без близкого срока внесите в календарь. Если обязательные дела не помещаются в оставшееся время, согласуйте с руководителем или тем, кто поставил задачи, что выполнить раньше и какой результат нужен к сроку.
Как отличить срочное дело от важного
Срочность связана с тем, как скоро нужен результат. Важность определяется тем, какой вклад задача вносит в рабочие цели и обязанности. Эти признаки нужно оценивать отдельно: близкий срок сам по себе не объясняет значимость дела, а работа без ближайшего срока может быть важна для будущего результата.
Для каждой задачи выясните:
- К какому сроку нужен результат и с чем связан этот срок.
- Для какого согласованного результата требуется работа.
- Что произойдёт при задержке и чья работа от неё зависит.
Пометка срочно ещё не даёт ответов на эти вопросы. Если срок или последствия неясны, уточните их у того, кто поручил работу. Иначе можно потратить доступное время на просьбу, которая допускает перенос, и отложить дело, от которого зависит обязательный результат.
Важность оценивайте с учётом своей роли. Ответ коллеге может быть важной задачей, если помощь входит в ваши обязанности и без неё остановится его работа. Категорию определяет это условие, а не само слово ответить в списке дел.
Как заполнить матрицу и выбрать действие
Выпишите конкретные действия с понятным результатом: завершить отчёт, ответить на запрос, уточнить требования. Рядом укажите срок и последствия задержки. Для этого достаточно бумаги или привычной таблицы.
Сочетания важности и срочности образуют четыре группы. Для каждой выберите ближайшее действие, которое доступно вам с учётом рабочих полномочий.
| Группа | По каким признакам определить | Что делать |
|---|---|---|
| Важно и срочно | Результат необходим для работы, срок близок | Приступите к задаче и проверьте, хватает ли времени на завершение. При конфликте обязательных задач согласуйте очередность |
| Важно, пока не срочно | Дело связано с рабочей целью, но ближайшего срока нет | Выделите время в календаре и определите, какой результат подготовите |
| Неважно, но срочно | Ответ просят скоро, однако дело второстепенно для текущего результата | Уточните необходимость ответа прямо сейчас. Рассмотрите согласованный перенос, отказ или передачу, если это допустимо |
| Неважно и не срочно | Дело не связано с согласованной целью и не требует скорого выполнения | Уберите необязательное дело из рабочего плана. Если это поручение, сначала уточните его необходимость |
Положение в матрице не даёт права самостоятельно отменять поручение или передавать его коллеге. Если таких полномочий нет, обсудите изменение с тем, кто поставил задачу. До согласования учитывайте её как действующее обязательство.
Отдых и перерывы не относите к бесполезным занятиям автоматически. Их назначение нужно оценивать отдельно, а не вычёркивать ради освобождения времени для поручений.
Пример: как распределить рабочий список
Ниже условный рабочий список. Категории выбраны по заданным обстоятельствам: для другого сотрудника или при другом сроке такие же действия могут попасть в другие группы.
| Задача | Условия | Группа | Ближайшее действие |
|---|---|---|---|
| Завершить отчёт к концу рабочего дня | Отчёт нужен для согласованного решения; исходные данные доступны | Важно и срочно | Приступить к отчёту и оценить объём оставшейся работы |
| Ответить на запрос коллеги сегодня | Помощь входит в обязанности; без ответа работа коллеги остановится | Важно и срочно | Уточнить, какого ответа достаточно для продолжения работы, и учесть эту задачу вместе с отчётом |
| Уточнить шаблон для будущих отчётов | Это позволит заранее согласовать требования; ближайшего срока нет | Важно, пока не срочно | Выделить реальное время в календаре |
| Дать необязательный комментарий по чужому черновику | Ответ просят сейчас; отказ не блокирует работу, комментарий не является обязательным поручением | Срочно, но второстепенно для текущего результата | Уточнить необходимость немедленного ответа и согласовать удобный срок |
| Подобрать декоративный цвет таблицы | Нет требований к оформлению; подбор цвета не связан с согласованной рабочей целью | Неважно и не срочно | Убрать из рабочего плана; пересмотреть решение, если появится требование к оформлению |
По условиям примера, на отчёт и обязательный ответ коллеге вместе требуется больше времени, чем осталось до конца рабочего дня. Полномочий самостоятельно передать эти задачи у сотрудника нет. Отчёт и ответ сохраняют важность и срочность: теперь нужно согласовать их очередность, сроки или достаточный результат.
Изменение условия меняет и оценку. Если коллега сможет продолжить работу без вашего ответа, заново проверьте срочность запроса: сохраняется ли срок сегодня и что произойдёт при задержке. Исчезновение блокировки позволяет пересмотреть приоритет, но само по себе не отменяет поручение и его срок.
Что делать, если важные задачи не помещаются в рабочий день
Сопоставьте ожидаемую длительность обязательных дел с оставшимся рабочим временем. Если выполнить всё к установленным срокам не получается, сообщите об этом тому, кто может согласовать приоритеты. Назовите требуемые результаты, конфликт сроков, предлагаемое первое действие и последствия задержки.
Для списка из примера подойдёт такое сообщение:
Отчёт нужен к концу рабочего дня для принятия решения; ответ коллеге нужен сегодня, иначе его работа остановится. Времени на оба дела не хватит, полномочий передать их нет. Сначала можно подготовить достаточный для продолжения работы коллеги ответ, но тогда отчёт опоздает. Какой порядок выбрать? Можно ли перенести срок отчёта или согласовать меньший объём, достаточный для решения?
Уточните ответ до понятной договорённости: что делать первым, к какому сроку нужен отложенный результат и что он должен включать. Если согласован меньший объём, зафиксируйте, какие части работы в него входят.
Пока ответа нет, действуйте по принятым рабочим инструкциям и действующим договорённостям. Если ответа по-прежнему нет, повторно обозначьте по принятому рабочему каналу, какие сроки под угрозой. Сообщение о перегрузке само по себе не отменяет поручения.
Когда пересматривать матрицу и в чём её пределы
Возвращайтесь к оценке задач, когда меняются сроки, требования, доступность исходных данных или последствия задержки. Ранее несрочное дело может потребовать немедленного действия; просьба, из-за которой останавливалась работа коллеги, может допускать перенос после изменения обстоятельств.
Проверяйте не только категорию, но и возможность выполнить следующий шаг. Если для важной срочной задачи недостаёт данных, укажите, что именно нужно получить и у кого. Запросите эти сведения и учтите зависимость при согласовании срока. Высокий приоритет не заменяет отсутствующие данные.
Матрица не рассчитывает длительность работ и не создаёт свободного времени. Сверяйте список с календарём, учитывая обязательные дела и перерывы. Если после пересмотра объём по-прежнему не помещается, вернитесь к согласованию сроков и достаточного результата: перестановка задач между группами не устраняет перегрузку.