Расчёт отпускных: как проверить выплаты и дни периода
Коротко
Расчёт отпускных: проверьте начисления, премии и дни периода. Разберите полный и неполный месяц на примерах и подготовьте вопросы бухгалтерии при расхождении.
Содержание
Чтобы проверить отпускные за ежегодный оплачиваемый отпуск в календарных днях, разделите учтённые начисления на расчётные дни и умножьте результат на оплачиваемые дни отпуска. Полученную сумму сверяйте с начислением в расчётном листке. Перевод на карту нужно сравнивать с суммой к выплате после удержаний.
Какие данные нужны для проверки отпускных
Начните с числа оплачиваемых дней. В ежегодном основном и дополнительном отпуске, предоставленном в календарных днях, обычные выходные оплачивают, а нерабочие праздничные дни в календарные дни отпуска не включают. Перенесённый выходной сам по себе не становится нерабочим праздничным днём. Если отпуск предоставлен в рабочих днях, средний дневной заработок считают по отдельному правилу, разобранному ниже.
Общий расчётный период составляет 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Каждый месяц берут от первого до последнего дня. Коллективный договор или локальный нормативный акт может устанавливать другой период, если это не ухудшает положение работника. Если бухгалтерия использовала другие границы, уточните основание.
Соберите сведения, которые позволят повторить расчёт:
| Что проверить | Какие сведения нужны |
|---|---|
| Дни отпуска | Даты, число оплачиваемых дней и вид отпуска: в календарных или рабочих днях |
| Расчётный период | Его начало и окончание, дата приёма на работу |
| Начисления | Суммы до удержаний по месяцам и видам выплат |
| Исключаемое время | Даты отсутствия, его основание и начисления за это время |
| Премии | Показатель, период премирования, дата начисления и учёт неполной отработки |
| Повышение окладов | Дата, круг работников и виды выплат, которые бухгалтерия скорректировала |
В расчётном листке работодатель раскрывает состав начислений, удержания с основаниями и общую сумму к выплате. Если сведений для проверки не хватает, запросите недостающие документы у бухгалтерии.
Если стаж меньше года или заработка не было
При стаже у этого работодателя меньше года в обычной ситуации берут начисления и учитываемые дни фактического периода до месяца отпуска. Делить заработок за меньший период на полный годовой знаменатель нельзя. Неполный месяц приёма нужно посчитать отдельно.
Если отпуск начинается в месяце приёма или прежнего заработка нет, последовательно проверьте следующие правила:
- Если за расчётный период или за превышающий его период нет фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней либо этот период состоит из исключаемого времени, используют заработок за предшествующий период, равный расчётному.
- Если фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней нет за расчётный период и до его начала, используют зарплату, начисленную за фактически отработанные дни месяца начала отпуска.
- Если фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней нет за расчётный период, до его начала и до начала отпуска, используют установленную тарифную ставку или оклад.
В каждом случае достаточно соответствующего основания: отсутствия фактически начисленной зарплаты или отсутствия фактически отработанных дней. Проверьте также, за какое именно время выполняется условие.
Отдельный месяц болезни или отпуска не заменяют произвольно выбранным прошлым месяцем. Попросите бухгалтерию назвать применённое основание и границы периода, из которого взят заработок.
Какие выплаты входят в средний заработок
Сверяйте начисленные суммы до удержаний. В средний заработок входят выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, сдельная оплата, доплаты, надбавки, районные выплаты, премии и денежные поощрения с учётом специальных правил.
Социальные и другие выплаты, не относящиеся к оплате труда, в расчёт не включают. К ним относятся материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и отдыха. Проверяйте основание и назначение выплаты: одного названия строки недостаточно.
Из расчётного периода исключают соответствующее время, а из базы убирают начисления за него. Проверьте:
- больничные и период получения пособия по беременности и родам;
- прошлые отпуска и командировки с сохранённым средним заработком;
- простой по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- дополнительные выходные для ухода за ребёнком с инвалидностью и другие предусмотренные законом освобождения от работы.
Для каждого исключённого периода проверьте основание. Перерывы для кормления ребёнка не исключают по правилу о сохранённом среднем заработке.
Отпуск без сохранения зарплаты исключают из расчёта среднего заработка целиком. Правила отпускного стажа, от которого зависит право на отпуск, не определяют число дней для расчёта среднего заработка.
Как проверить премии
Для каждой премии выясните, за что и за какой период она начислена.
| Вид премии | Как проверить включение |
|---|---|
| Ежемесячная | Учитывают фактически начисленную в расчётном периоде сумму, не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц. При неполном периоде дополнительно проверяют пропорциональность |
| За период длиннее месяца | Если длительность премирования не превышает расчётного периода, учитывают фактически начисленную в нём премию за каждый показатель. При превышении берут месячную часть за каждый месяц расчётного периода |
| Годовое вознаграждение | Вознаграждение за календарный год перед годом отпуска учитывают независимо от времени начисления. Отдельно проверяют неполную отработку и уже сделанную пропорциональную корректировку |
Если расчётный период отработан не полностью или содержит исключаемое время, премии учитывают пропорционально отработанному времени. Исключение составляют премии, начисленные за фактически отработанное время в расчётном периоде. Если премию за неполный период работы уже начислили пропорционально, повторно уменьшать её не нужно.
При расхождении спросите бухгалтерию, за какой период начислена спорная премия и учтена ли неполная отработка в её исходной сумме.
Как посчитать полные и неполные месяцы
Расчётные дни в знаменателе нужны для определения среднего дневного заработка. За каждый полностью отработанный месяц без исключаемого времени берут 29,3 дня. Если отработаны 12 полных месяцев обычного расчётного периода, общий знаменатель составляет 351,6 дня.
Для каждого неполного месяца используйте формулу:
Расчётные дни неполного месяца = 29,3 дня × календарные дни учтённой части ÷ календарные дни месяца.
Учтённую часть определяют по календарю с учётом периода работы и исключаемого времени. Подставлять вместо неё число рабочих смен нельзя. Обычные выходные внутри учтённой части сохраняют в расчёте.
Если весь месяц состоит из исключаемого времени, расчётных дней за него нет, а начисления за это время в базу не включают. Такой месяц не становится полным только потому, что трудовой договор продолжал действовать.
Сложите расчётные дни за полные и неполные месяцы. Сверьте полученную сумму с числом расчётных дней у бухгалтерии: ошибка в знаменателе изменит отпускные даже при верно отобранных начислениях.
Когда нужно скорректировать средний заработок
До сравнения итоговой суммы проверьте общее повышение окладов, условия минимальной гарантии и единицу расчёта отпуска.
Общее повышение окладов
Если тарифные ставки или оклады повысили в организации, филиале, представительстве или ином подразделении, проверьте корректировку среднего заработка. Личная прибавка сама по себе не даёт коэффициента для прошлых начислений. При этом фактически начисленная новая зарплата входит в базу.
Действие зависит от даты общего повышения:
| Когда повысили оклады | Что корректируют |
|---|---|
| В расчётном периоде | Учитываемые выплаты за время до повышения |
| После расчётного периода, но до начала отпуска | Рассчитанный средний заработок |
| Во время отпуска | Часть среднего заработка с даты повышения до окончания отпуска |
Выплаты в абсолютной сумме и выплаты в диапазоне процентов по этому правилу не индексируют. Уточните у бухгалтерии состав скорректированных выплат и основание коэффициента.
Минимальная гарантия и график работы
Средний месячный заработок работника, который полностью отработал в расчётном периоде норму рабочего времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже федерального МРОТ. Это гарантия с указанными условиями для среднего месячного заработка. Она не означает, что отпускные за любую часть месяца должны равняться месячному МРОТ.
При неполном рабочем времени сохраняется календарный расчёт среднего дневного заработка для отпуска в календарных днях. При суммированном учёте рабочего времени оплата отпуска также исключена из общего правила расчёта по среднему часовому заработку.
Если отпуск предоставлен в рабочих днях
Средний дневной заработок определяют делением учтённых начислений на рабочие дни по календарю шестидневной рабочей недели. Полученный результат умножают на оплачиваемые рабочие дни отпуска.
Такой отпуск, в частности, положен работникам с трудовым договором на срок до двух месяцев и работникам на сезонных работах. Перед расчётом уточните, в каких днях предоставлен ваш отпуск.
Два примера проверки отпускных
Оба примера условные и относятся к ежегодному оплачиваемому отпуску в календарных днях. Начисления уже проверены на включение в средний заработок. Больничное пособие и средний заработок за исключённые дни в базу не входят. Общего повышения окладов, отдельной корректировки премий и основания для применения минимальной гарантии нет.
| Исходные данные | Полностью отработанный период | Период с неполным месяцем |
|---|---|---|
| Учтённые начисления до удержаний | 762 000 ₽ | 732 000 ₽ |
| Полные месяцы | 12 полных месяцев | 11 полных месяцев |
| Длительность неполного месяца | Неполного месяца нет | 30 календарных дней |
| Исключаемая болезнь | Нет | 9 календарных дней |
| Оплачиваемый отпуск | 18 календарных дней | 18 календарных дней |
Полностью отработанный период
Знаменатель за 12 полных месяцев составляет 351,6 дня. Начисленные отпускные:
762 000 ₽ ÷ 351,6 дня × 18 календарных дней = 39 010,24 ₽.
Это сумма до удержаний. При вычислении сохраняйте точность промежуточного результата деления и округляйте только итог до копеек.
Период с неполным месяцем
Из длительности месяца 30 календарных дней исключают 9 календарных дней болезни. В учтённой части остаётся 21 календарный день.
Расчётные дни неполного месяца:
29,3 дня × 21 календарный день ÷ 30 календарных дней = 20,51 дня.
К сумме расчётных дней за 11 полных месяцев прибавьте 20,51 дня за неполный месяц. Общий знаменатель составит 342,81 дня.
Начисленные отпускные:
732 000 ₽ ÷ 342,81 дня × 18 календарных дней = 38 435,28 ₽.
Здесь также округлён только итог до удержаний. Для своей проверки подставьте собственные отобранные начисления, рассчитанные дни периода и оплачиваемые дни отпуска.
Как сверить результат с бухгалтерией
Сначала сравните свой результат со строкой начисленных отпускных. Если начисление совпадает, а перевод отличается, проверьте сумму к выплате, удержания и их основания в расчётном листке. Разница между начислением и переводом сама по себе не показывает ошибку в среднем заработке.
Если не совпадает начисление, сопоставьте исходные поля: границы периода, учтённые выплаты, исключаемые даты, расчётные дни, оплачиваемые дни отпуска и необходимые корректировки. Назовите спорную строку или месяц, чтобы бухгалтерия могла проверить конкретное расхождение.
Недостающие связанные с вашей работой документы и копии запросите письменно. В том числе можно запросить справки о зарплате и периоде работы. Работодатель предоставляет такие документы бесплатно не позднее трёх рабочих дней со дня заявления. Это срок выдачи существующих рабочих документов; он не гарантирует изготовление любого нового аналитического расчёта в тот же срок.
Запрос можно сформулировать так:
Прошу предоставить справку о начисленной зарплате за [период] и копии имеющихся документов, использованных для расчёта отпускных за [период отпуска]. По моему расчёту учтённые начисления составляют [сумма], расчётный период содержит [число расчётных дней], оплачивается [число дней отпуска]. Расхождение обнаружено в [конкретная выплата, месяц или исключаемый период]. На каком основании эта сумма или эти дни учтены иначе? Прошу проверить расчёт и при подтверждении ошибки пересчитать отпускные.
Сохраните подтверждение подачи заявления и ответ работодателя. Если письменная сверка не сняла расхождение, можно обратиться через портал Роструда Онлайнинспекция.рф: открыть отправку заявления, выбрать категорию «Заработная плата» и подходящее нарушение. Если точного пункта нет, предусмотрены «Прочие вопросы» и «Иное нарушение трудовых прав». В обращении опишите спорные начисления или дни и результат переписки с работодателем.