Заявление на отпуск: образец, сроки подачи и подтверждение
Коротко
Заявление на отпуск: как заполнить образец, указать даты и длительность, выбрать срок подачи, подтвердить получение и проверить приказ работодателя.
Содержание
Для ежегодного оплачиваемого отпуска по трудовому договору сначала проверьте график отпусков. Если в нём указана точная дата начала и вы уходите по графику, отдельное заявление не требуется. Если указан только месяц, подайте заявление с конкретной датой начала.
Когда заявление нужно, укажите вид отпуска, дату начала и продолжительность, передайте документ с подтверждением получения и проверьте, какой период оформил работодатель.
Образец и пояснения к продолжительности ниже относятся к отпуску в календарных днях. Если трудовой договор заключён на срок до двух месяцев или работа сезонная, отпуск считают в рабочих днях: по два за каждый месяц работы. В таком случае до заполнения заявления уточните у кадровой службы положенную продолжительность и даты.
Нужно ли заявление, если отпуск уже в графике
Попросите кадровую службу показать сведения о вашем отпуске в графике или выдать выписку. Дальнейшие действия зависят от того, как указан период:
- Есть точная дата начала, вы хотите уйти по графику. Отдельное заявление для предоставления этого отпуска не требуется. График обязателен и для работника, и для работодателя.
- Указан только месяц или нет даты начала. Подайте заявление, в котором назовите конкретную дату и продолжительность отпуска.
- Вы хотите другой период. Обратитесь к работодателю для согласования новых дат. Подача заявления сама по себе не подтверждает, что этот период согласован.
Если вы используете специальное право на отпуск в удобное время, укажите основание и подтвердите его документами. Уточните у кадровой службы, какие документы нужны для вашего основания.
Как заполнить заявление: образец и пояснения
Возьмите бланк работодателя, если он есть. Для самостоятельного составления можно использовать структуру ниже. Она помогает оформить просьбу, но не является универсальной формой, утверждённой законом.
Это заполняемый образец для отпуска в календарных днях: замените названия полей в квадратных скобках своими данными. Если у вас договор на срок до двух месяцев или сезонная работа, замените в образце «календарных дней» на «рабочих дней» и укажите продолжительность, уточнённую у кадровой службы.
Кому: [должность и ФИО адресата, наименование работодателя]
От кого: [ваши ФИО и должность]
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск
с [дата начала отпуска] продолжительностью [число] календарных дней.
Дата составления: [дата]
Подпись: [личная подпись работника]
Расшифровка подписи: [ФИО работника]
Перед заполнением уточните адресата и наименование работодателя. В самой просьбе сохраните точное название вида отпуска: ежегодный оплачиваемый. На бумаге поставьте личную подпись; напечатанные ФИО обозначают её расшифровку.
Если бланк работодателя содержит поле рабочего года, уточните этот период у кадровой службы. Он относится к периоду, за который предоставляют отпуск; вписывать его наугад не стоит.
Как указать даты и продолжительность отпуска
При расчёте отпуска в календарных днях обычные выходные входят в его продолжительность, а нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включают.
Для отпуска в календарных днях укажите дату начала и число дней. Если в бланке есть дата окончания, проверьте, что она соответствует этой продолжительности с учётом нерабочих праздничных дней. При расхождении уточните расчёт у кадровой службы до подачи заявления.
Ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисляемый в календарных днях, можно разделить на части по соглашению с работодателем. Хотя бы одна часть должна составлять не менее 14 календарных дней. Этот минимум относится к одной из частей; продолжительность остальных частей тоже согласуют с работодателем.
Для отпуска в календарных днях перед передачей документа проверьте:
- дата начала совпадает с датой в графике или с той, которую вы просите согласовать;
- продолжительность указана в календарных днях;
- при наличии даты окончания она согласуется с началом и числом дней;
- нерабочие праздничные дни исключены из продолжительности отпуска.
Дату выхода на работу определяйте по своему рабочему графику. Окончание отпуска и следующая рабочая смена могут приходиться на разные дни.
Когда подать заявление на отпуск
Подайте заявление заранее, оставив время на согласование и оформление. Общего установленного законом срока подачи заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск нет. Уточните внутренний порядок работодателя и сроки передачи документов в кадровую службу.
При этом у работодателя есть отдельные обязанности по уведомлению и оплате:
| Действие | Кто выполняет | Срок или порядок |
|---|---|---|
| Подача заявления, когда оно нужно | Работник | Заранее, с учётом согласования и порядка работодателя; общего срока подачи в законе нет |
| Извещение о начале отпуска под роспись | Работодатель | Не позднее чем за две недели до начала отпуска |
| Выплата отпускных | Работодатель | Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска |
Срок извещения работника не становится сроком, за который работник обязан подать заявление. Если желаемая дата близко, сразу уточните у кадровой службы возможность согласовать период, оформить документы и своевременно выплатить отпускные.
Как передать заявление и подтвердить получение
Сохраните подтверждение того, какой документ и когда получил работодатель.
Бумажное заявление
Роструд рекомендует подготовить два экземпляра заявления. Один передайте сотруднику, который принимает такие документы, а на втором попросите поставить отметку о получении:
- дату приёма;
- регистрационный номер;
- должность и ФИО принявшего сотрудника;
- его подпись.
Экземпляр с отметкой оставьте у себя.
Если документ отказываются принимать или не ставят отметку, Роструд рекомендует почтовую отправку с подтверждением вручения и описью вложения. Уточните в почтовом отделении способ отправки, который позволит оформить эти подтверждения, и сохраните почтовые документы.
Электронное заявление
Если работодатель ввёл кадровый электронный документооборот, подайте и подпишите заявление в установленной системе. Она должна фиксировать получение документов. Сохраните доступное подтверждение получения.
Для передачи по обычной электронной почте или через мессенджер заранее уточните у кадровой службы, как у работодателя оформляют такое обращение и подтверждают его получение.
Отметка на бумаге или электронное подтверждение показывают, что заявление получено. Согласование новых дат отпуска нужно проверить отдельно.
Что проверить после подачи заявления
Ознакомьтесь с приказом или другим документом работодателя о предоставлении отпуска. Сверьте с заявлением и графиком:
- дату начала;
- дату окончания;
- продолжительность и единицу её расчёта: календарные или рабочие дни.
При необходимости запросите заверенную копию приказа. Если даты или продолжительность отличаются, обратитесь в кадровую службу и попросите проверить оформление и исправить расхождения. Сохраните заявление с отметкой о приёме либо электронное подтверждение, а также документ о предоставлении отпуска.
Если вы просили период вне графика, до ухода убедитесь, что работодатель его согласовал. Регистрация заявления сама по себе не подтверждает согласование другого периода.
При отказе предоставить положенный ежегодный оплачиваемый отпуск или принять документы можно обратиться в государственную инспекцию труда. На портале «Онлайнинспекция.рф» откройте «Трудовой навигатор», выберите инструкцию «Что делать, если работодатель не предоставляет ежегодный оплачиваемый отпуск», затем пункт «Направить обращение». Сохранённые документы помогут подтвердить содержание заявления и его передачу работодателю.