УКЭП, УНЭП и ПЭП: какую подпись использовать работнику
Коротко
УКЭП, УНЭП и ПЭП: чем отличаются подписи, какие подходят для кадровых документов, как получить нужный сертификат и проверить подписанный файл без лишних затрат.
Содержание
УКЭП означает усиленную квалифицированную электронную подпись. Она позволяет определить подписанта и обнаружить изменение документа после подписания; её ключ проверки указан в квалифицированном сертификате. Для кадровых документов работнику в предусмотренных законом случаях подходят также УНЭП или ПЭП. Чтобы выбрать подпись, уточните у работодателя точное название документа и систему, в которой его предлагают подписать.
Чем отличаются ПЭП, УНЭП и УКЭП
Различия касаются способа определения подписанта, обнаружения изменений и условий, при которых электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью.
| Вид подписи | Как определяют подписанта и обнаруживают изменения | Условия равнозначности бумажному документу |
|---|---|---|
| ПЭП, простая электронная подпись | Код, пароль или иное средство подтверждает, что подпись сформировало определённое лицо. Обнаружение изменений документа не является установленным признаком ПЭП | Нужна применимая норма или соглашение, предусматривающее правила определения подписанта и обязанность сохранять конфиденциальность ключа |
| УНЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись | Создаётся с помощью криптографических средств, позволяет определить подписанта и обнаружить изменение документа после подписания | Признание определяется законом, иными применимыми актами или соглашением. Должен быть предусмотрен порядок проверки подписи |
| УКЭП, усиленная квалифицированная электронная подпись | Обладает признаками УНЭП. Дополнительно ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, а средства подписи имеют подтверждение соответствия установленным требованиям | Закон об электронной подписи 63-ФЗ признаёт равнозначность, кроме случаев, когда закон требует оформить документ на бумаге. Специальные требования к документу и обмену сохраняются |
Код из сообщения или галочка имеют значение внутри установленной процедуры. По самому факту ввода кода нельзя определить, выполнены ли правила признания ПЭП и подходит ли она для предложенного документа.
Госключ является приложением, в котором получают сертификаты УНЭП и УКЭП. Ключ создаётся, хранится и применяется в приложении. Если работодатель предлагает Госключ, уточните, какой именно вид подписи нужен для вашего документа и поддерживается его системой.
Какая подпись подходит для вашего кадрового документа
Выбор зависит одновременно от документа, системы обмена и стороны, которая подписывает. КЭДО означает кадровый электронный документооборот. Требования к подписи работника и работодателя устанавливает статья 22.3 ТК РФ.
В таблице указаны варианты для работника в рамках общего порядка КЭДО.
| Где и что подписываете | Какая подпись предусмотрена | Что проверить |
|---|---|---|
| В системе работодателя: документы из перечня под таблицей | УКЭП; УНЭП по соглашению о порядке проверки; УНЭП, созданная с использованием инфраструктуры электронного правительства | Для этого перечня ПЭП не предусмотрена. Если предложена УНЭП, уточните основание её применения и порядок проверки |
| В системе работодателя: иные документы, подпадающие под общий порядок КЭДО | УКЭП, предусмотренные законом варианты УНЭП либо ПЭП при наличии соглашения | Для ПЭП соглашение должно устанавливать правила определения подписанта и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Сначала убедитесь, что документ не относится к специальному перечню или исключениям |
| Через платформу «Работа в России»: документы в рамках общего порядка КЭДО | УКЭП, УНЭП инфраструктуры электронного правительства либо ПЭП с особым условием получения ключа | Ключ ПЭП должен быть получен при личной явке по установленным правительством правилам. Самого наличия учётной записи Госуслуг недостаточно |
Специальный перечень для работника в системе работодателя включает:
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности и изменения к нему;
- ученический договор и изменения к нему;
- договор на обучение с отрывом или без отрыва от работы и изменения к нему;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв;
- ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Общий порядок КЭДО не применяется к трудовой книжке и электронным сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказу об увольнении и документам о прохождении инструктажей по охране труда. Для электронной формы этих документов нужно отдельное правовое основание. Заявление об увольнении входит в перечень выше, а приказ об увольнении относится к исключениям.
Подпись работодателя
В системе работодателя для названных в законе договоров и изменений к ним, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении условий трудового договора используется УКЭП работодателя. Для иных документов предусмотрены дополнительные варианты. На платформе «Работа в России» работодатель может использовать УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства.
Допустимый вид вашей подписи и допустимый вид подписи работодателя проверяют отдельно. Например, наличие УКЭП у работодателя само по себе не означает, что вам тоже обязательно получать УКЭП.
Подпись дистанционного работника
Для дистанционной работы действует специальный порядок. При электронном заключении, изменении или расторжении трудового договора работодатель использует УКЭП, а работник использует УКЭП или УНЭП. Такой же выбор предусмотрен для связанных договоров, перечисленных в специальной норме о дистанционной работе.
Для иных случаев обмена могут применяться другие виды подписи или иная согласованная форма с фиксацией получения. Если вы работаете дистанционно, попросите работодателя подтвердить порядок именно для предложенного документа.
Нужно ли согласие на КЭДО и кто оплачивает подпись
По общему правилу переход работника на КЭДО требует письменного согласия. Исключение касается работников, которые приняты после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имели трудового стажа. Для исключения должны выполняться оба условия. Порядок перехода устанавливает статья 22.2 ТК РФ; для дистанционного труда действуют специальные правила.
Согласие на переход к КЭДО и соглашение о правилах подписи решают разные вопросы. Согласие касается электронного обмена кадровыми документами, а соглашение определяет условия использования и проверки подписи, когда оно требуется для выбранного способа.
Отсутствие электронной подписи само по себе не может быть основанием отказа в приёме на работу или увольнения. Если вы вправе не давать согласие на КЭДО, отсутствие такого согласия тоже не может быть основанием отказа в приёме или увольнения. В этом случае работодатель бесплатно выдаёт вам надлежаще заверенные документы на бумаге.
В рамках рассматриваемого КЭДО расходы на получение подписи при её отсутствии у работника и на её использование несёт работодатель. Работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП. До самостоятельной покупки уточните, какой вид подписи требуется и как работодатель организует её получение: для вашего документа может подходить УНЭП.
Попросите уведомление о переходе на КЭДО, локальный порядок обмена и применимые правила использования подписи. По ним можно уточнить, требуется ли ваше согласие, как проверяют подпись и кто организует её выпуск.
Как получить подпись по инструкции работодателя
Начните с подтверждения нужного вида подписи и способа, который поддерживает кадровая система. Работодателю можно отправить такой запрос:
Подскажите точное название документа, систему обмена и вид подписи, который подходит для моей стороны. Пришлите инструкцию по получению подписи и подписанию документа. Объясните, как организованы получение подписи и оплата расходов. Как получить подписанный электронный оригинал и материалы для его проверки?
Получение через Госключ
Если работодатель поддерживает этот способ, откройте официальный сайт Госключа и выберите значок магазина приложений для своего телефона.
Для получения УНЭП нужны подтверждённая учётная запись Госуслуг и привязанный к ней телефон. Для УКЭП требуется дополнительная идентификация. Предусмотрены следующие способы:
- подтверждённая биометрия;
- загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC;
- очная идентификация в участвующем МФЦ или банке.
Перед обращением в отделение уточните, участвует ли оно в идентификации для Госключа. Для способа с загранпаспортом проверьте поддержку NFC вашим смартфоном.
Сертификат в Госключе получают бесплатно. Выбирать между УНЭП и УКЭП следует по требованиям к документу и системе работодателя.
Подписание в кадровой системе
ПЭП или УНЭП, которую оформляют в системе работодателя, получайте по его инструкции. Названия кнопок и переходы зависят от конкретной системы.
Например, в VK HR Tek при доступной интеграции документ направляют в Госключ из заявки, проверяют его в приложении и возвращаются в кадровую систему. Пользователям другой системы нужна инструкция своего работодателя.
До подтверждения подписи прочитайте документ и проверьте его условия. После подписания получите исходный электронный документ и предусмотренные материалы проверки. Для откреплённой подписи это также отдельный файл подписи. Для усиленной подписи картинка штампа, скан или сообщение о подписании сами по себе не заменяют криптографическую проверку.
Как проверить подпись и что делать при ошибке
Сначала определите формат подписи и получите необходимые файлы. Способ проверки усиленной подписи и способ проверки ПЭП различаются.
| Что вы получили | Как действовать |
|---|---|
| Исходный документ и откреплённую подпись в файле SIG | Для проверки в Контур.Крипто понадобятся оба файла. Запросите исходный документ, к которому создана именно эта подпись |
| Документ со встроенной подписью Word или PDF | Контур.Крипто такую подпись не проверяет. Запросите у работодателя подходящий инструмент и инструкцию для этого формата |
| Документ, подписанный ПЭП | Проверяйте подпись по правилам, соглашению и записям кадровой системы. Файл SIG для такой проверки не требуется |
Проверка в Контур.Крипто
Для поддерживаемой откреплённой подписи используйте такой порядок:
- откройте сервис и нажмите «Проверить подпись»;
- выберите исходный электронный документ;
- добавьте файл подписи SIG;
- запустите проверку и откройте протокол;
- прочитайте результат и сопоставьте сведения о подписанте с тем, кто должен был подписать документ.
Контур.Крипто поддерживает также описанные в его справке присоединённые подписи. Перед проверкой сопоставьте свой формат с инструкцией сервиса. Ограничение для встроенных подписей Word и PDF сохраняется.
Как понимать результат
Проверка устанавливает соответствие подписи файлу, неизменность документа и статус сертификата в пределах процедуры. Протокол сам по себе не подтверждает согласие на КЭДО, соблюдение всего кадрового порядка или полномочия любого подписанта.
Для действительности УКЭП учитывают действительность сертификата и ключа на момент подписания, если это время достоверно установлено. Если достоверное время подписания не определено, их действительность оценивают на момент проверки. Проверяют также принадлежность подписи владельцу и аккредитацию выдавшего сертификат удостоверяющего центра (УЦ) на день выдачи сертификата. Если сертификат уже истёк, это само по себе не делает недействительными все ранее подписанные документы: значение имеют время и условия подписания.
Если подпись не подтверждена, сопоставьте исходный документ и файл подписи. При необходимости запросите у отправителя правильную пару файлов или подходящий инструмент проверки. Сохраните полученные файлы и протокол с описанием результата. Ошибка проверки сама по себе не доказывает подделку.
Как защитить доступ к подписи
Сертификат и открытый ключ проверки отличаются от секретного ключа усиленной подписи. Секретный ключ нужно сохранять конфиденциальным. Не передавайте работодателю или другому человеку секретный ключ, пароль либо код для подписания за вас.
Если есть основания считать конфиденциальность ключа нарушенной, прекратите его использование. О нарушении уведомите выдавший сертификат УЦ и иных участников электронного взаимодействия в течение не более одного рабочего дня со дня получения информации о нарушении.
Свяжитесь с работодателем и УЦ по официальным контактам, уточните порядок отзыва сертификата и сохраните документы, протокол проверки и описание ситуации.